Membiasakan Mengapresiasi Anggota Tim dalam Kepanitiaan

 Mengucapkan terima kasih adalah hal yang mudah. Tetapi ternyata tidak semua orang terbiasa mengatakannya. Padahal kata ‘terima kasih’, bersama dengan ‘tolong’ dan ‘maaf’ merupakan tiga kata ajaib yang dapat memudahkan hidup kita ketika berinteraksi dengan orang lain. Beberapa kali saya bergabung ke dalam kepanitian, mulai dari ketika masih sekolah dan sekarang bekerja, ada beberapa ketua tim yang tidak terbiasa mengucapkan terima kasih kepata anggotanya setelah acara berlangsung.

Pertama kali saya belajar untuk membiasakan menyatakan secara verbal untuk mengapresiasi bantuan orang lain dalam kepanitian adalah ketika memegang kepengurusan salah satu ekstrakulikuler di Sekolah Menengah Atas (SMA). Pada pertengahan masa kepengurusan selama satu tahun kami mengadakan Laporan Pertanggungjawaban Tengah Tahun (PLJTT) kepada anggota dan dewan pembina. Salah satu masukan dari para anggota yang paling saya ingat adalah sang ketua organisasi, jarang terdengar mengucapkan tolong hingga terkesan menyuruh para anggotanya. Ia juga dinilai tidak sering berkata terima kasih apabila anggota telah menyelesaikan program kerjanya. Untungnya berdasarkan masukan-masukan pada LPJTT ini sang ketua berubah ke arah yang lebih baik.

Kepengurusan Ekstrakulikuler Dewan Keluarga Masjid Al-Furqon (DKM AF) di SMA

. Sumber: Dokumentasi Habib Mufid Ridho

Tak hanya sang ketua, saya pun belajar untuk lebih ringan dalam mengapresiasi orang lain dalam kepanitian dan organisasi. Setidaknya saya mengucapkan terima kasih secara verbal atau melalui chatting messenger jika tidak sempat bertemu langsung. Jika kepanitiaan berlangsung cukup lama dan resource, baik berupa waktu, energi, atau bahkan uang, yang dihabiskan oleh anggota tim cukup banyak saya memberikan apresiasi tambahan berupa thank you letter.

Surat terima kasih yang saya tulis dengan tulisan tangan terasa lebih menghargai kontribusi yang anggota tim berikan. Kontennya biasanya saya menulis tentang terima kasih atas bantuan dan partisipasi sang anggota tim, menekankan bentuk kontribusi yang paling berkesan, manfaat yang didapatkan oleh objek atau target peserta acara berdasarkan kontribusi yang merka lakukan. Terakhir surat apresiasi tersebut ditutup dengan doa dan harapan bagi anggota tim secara personal.

Misalnya ketika menjadi penanggung jawab acara International Virtual Course (IVC) di kampus, saya bekerja sama dengan empat orang lainnya: Ilham (Ilham Reza Prasetyo), Destin (Destina Ratna Asih Khodijah K.), Kayla (Kayla Asri Maharani) dan Tiara (Tiara Devi Santika). Masing-masing anggota tim memiliki peran masing-masing selama acara, misalnya Destin yang menjadi jembatan antara mahasiswa peserta kelas dengan program IVC. Seluruh informasi dan pengumuman disampaikan melalui Destin. Pada surat apresiasi saya tuliskan apresiasi atas kontribusi apa saja yang telah mereka lakukan selama persiapan, keberjalanan, dan evaluasi acara. Tak lupa meng­-highlight salah satu aktivitas yang aling diingat. Saya menuliskan bagaimana kontribusi mereka dapat memfasilitas para peserta untuk belajar topik baru, yakni pengembangan produk dan bisnis yang merupakan tema IVC tahun ini, secara nyaman dan memperoleh pengalaman pembelajaran yang maksimal.

Pembubaran Panitia IVC 2022. Sumber: Dokumentasi Tiara Devi Santika

Selain menulis thank you letter, kita bisa juga mengirimkan thank you card yang lebih simpel. Sekarang media desain grafis yang menyediakan templat yang bagus dan dapat dikustomisasi. Salah satunya adalah Canva. Saya juga sering menggunakan template yang sudah tersedia pada aplikasi desain grafis tersebut dan mengubah sedikit kata-katanya dengan nama orang lain yang mau kita ucapkan terima kasih dan nama acaranya. Dengan ucapan yang lebih personal, perasaan apresiasi juga dapat lebih tersampaikan dengan maksimal.

Templat Ucapan Terima Kasih dari yang Gratis Hingga Berbayar di Canva

Mengucapkan terima kasih atas bantuan orang lain merupakan hal yang terkesan sederhana. Namun jika tidak terbiasa akan terasa sulit untuk dilafalkan. Untuk mengapresiasi orang lain atas kontribusi dan partisipasinya dalam kepanitiaan dan organisasi agar lebih tersampaikan dan personal dapat menulis thank you card atau mendesain thank you card dari desain grafis yang banyak tersedia di internet.