Pada setiap kegiatan rapat dan diskusi, biasanya ada yang menjadi notulis untuk mencatat poin-poin apa saja yang menjadi isu bahasan dan masukan dari hasil diskusi. Setelah kegiatan rapat dan diskusi, biasanya hasil notulen tersebut diminta untuk didistribusikan kepada seluruh peserta yang hadir. Berdasarkan survei kecil yang saya lakukan, kendala yang dihadapi oleh para notulis seringkali adalah terdapat hal yang terlewat poin-poin yang dicatat dan mereka lupa terhadap poin yang didiskusikan. Dalam menyikapi hal tersebut, saya ingin berbagi beberapa tips untuk para pencatat di forum agar dapat menghasilkan notulen yang lengkap dan yang paling penting mendapatkan banyak ilmu dari rapat atau pertemuan yang dilangsungkan.
1. Catat Semua Omongan
Pada setiap rapat, biasanya saya mencatat semua obrolan dari para peserta rapat selama diskusi. Kalau biasanya kita hanya mencatat poin-poin yang kita anggap penting saja, masih ada peluang bahwa kita akan melewatkan hal yang benar-benar penting dalam diskusi. Hal ini disebabkan karena presepsi kita mengenai tingkat kepentingan suatu konten bebeda dengan presepsi orang lain. Saya lebih suka menggunakan aplikasi notepad dibandingkan Ms Word untuk menulis cepat dan fokus menuliskan kontennya, sehingga tidak terdistraksi dengan formatting, autocorrect, atau layout di dokumen Ms. Word. Kita tidak usah pikirkan dulu mengenai format ataupun template dokumen Minutes of Meeting (MOM) untuk didistribusikan kepada seluruh hadirin, yang penting adalah cukup fokus terhadap apa yang diobrolkan ketika rapat. Apabila di dalam forum ada orang yang belum dikenal, kita bisa tuliskan ciri-ciri fisik, misal : Topi Coklat, Suara Nge-bass, atau Botak, untuk memudahkan identifikasi siapa yang berpendapat apa nantinya.
2. Tanamkan Pikiran Mau Belajar
Kelemahan kaum millenial biasanya mudah terdistraksi dan pikirannya teralihkan dari pembicaraan rapat. Untuk meminimasi mengawang-ngawangnya pikiran kita, biasanya di awal rapat saya menanamkan pikiran bahwa ‘semua peserta diskusi ini orang pintar dan saya mau belajar dari mereka’. Dengan menggunakan mindset tersebut bagi saya efektif untuk menjaga pikiran tetap di ruangan rapat dan telinga tetap mendengarkan percakapan.
3. Tambahkan Catatan Pribadi
Selanjutnya dalam mencatat saya juga sering menambahkan catatan-catatan lain di luar apa obrolan yang muncul, seperti apa tanggapan dan pemahaman saya mengenai topik yang dibicarakan. Pernah juga saya tambahkan keterangan seperti menulis blabbering ketika para peserta mulai membicarakan hal lain yang tidak berkaitan dengan konten rapat, memberi catatan terhadap istilah-istilah yang belum saya tahu artinya, hingga menyematkan pemahaman saya pribadi terhadap konten diskusi. Dengan melakukan hal seperti ini akan membuat saya dapat mengingat sesi diskusi dengan lebih baik.
4. Catat Waktu dalam Diskusi
Tambahkan keterangan waktu pada bagian-bagian penting pada diskusi. Hal yang perlu dicatat seperti waktu mulai rapat, waktu membahas suatu topik, dan ketika beralih membahas topik baru. Dengan melakukan pencatatan waktu seperti ini kita akan mendapatkan insight mengenai apakah rapat dimulai tepat waktu atau tidak serta yang terpenting kita dalam mengetahui berapa lama waktu yang dihabiskan forum untuk mendiskusikan suatu topik tertentu. Setelah mengetahui hal tersebut kita pun dapat menentukan untuk rapat berikutnya topik apa yang perlu difokuskan, atau bagaimana membatasi lingkup bahasan suatu topik agar tidak terlalu melebar.
Berdasarkan pengalaman di sebuah rapat yang seharusnya membahas 5 topik, katakanlah topik A, B, C, D, dan E, hampir 2 jam waktu diskusi dihabiskan untuk membahas topik A saja, dan itupun belum selesai. Akibatnya waktu untuk membahas topik lainnya sangat terbatas, bahkan 2 dari 5 topik yang menjadi agenda diskusi tidak terbahas sama sekali. Oleh karena itu solusi yang kami terapkan untuk ke depannya adalah membatasi isu yang dibahas terkait topik A dan akan menugaskan seorang time keeper untuk menjaga pembagian waktu diskusi agar tetap sesuai rencana.
5. Pindahkan ke Dokumen yang Rapi
Langkah terakhir setelah kita memiliki tulisan percakapan tersebut barulah notulen dipindahkan ke dalam format yang lebih rapi. Ms. Word menyediakan banyak template untuk menulis MOM jika perusahaan/organisasi kita tidak memiliki template MOM khusus. Konten minimal yang wajib ada di dalam MOM antara lain (a) hari, tanggal, dan jam durasi rapat, (b) agenda bahasan rapat, (c) peserta yang hadir, (d) tempat diskusi, (e) hal-hal yang menjadi kesepakatan dari diskusi, serta (f) tindak lanjut berdasarkan hasil rapat dan siapa yang menjadi penanggung jawab aktivitas lanjutan tersebut. Sebelum disebarluaskan kepada seluruh peserta ada baiknya apabila MOM tersebut diajukan dulu kepada pembicara atau internal tim untuk memverifikasi hasil diskusi yang kita tulis, karena tetap ada peluang bahwa hal yang kita tanggap berbeda dengan presepsi keseluruhan forum.
Selamat mempraktikkan cara-cara di atas dalam membuat catatan rapat baik di tempat kerja, organisasi di masyarakat, atau tempat lainnya, dan rasakan bahwa notulen yang kamu buat akan lebih efektif dan lengkap kontennya.
Komentar
Posting Komentar